Vanuit de markt ontstond de behoefte om samen met de Belastingdienst duidelijkheid te scheppen over de wensen en eisen rond rittenregistraties. Naar aanleiding hiervan is met enkele vooraanstaande leveranciers en branchepartijen het normenkader en de auditfile ontwikkeld. Deze documenten zijn geaccordeerd en gepubliceerd door de Belastingdienst en vormen de basis voor het keurmerk. Een eis van de Belastingdienst is dat dit Keurmerk objectief en onafhankelijk is.
Het Keurmerk RitRegistratieSystemen zegt iets over de werking en de output van het rittenregistratiesysteem. Het rittenregistratiesysteem met een keurmerk voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, verder zijn de privacy en de continuïteit van de leverancier goed geregeld. Bij een leverancier die een systeem met een keurmerk verkoopt, kunt u erop vertrouwen dat u een gedegen systeem koopt.
De Stichting Keurmerk RRS heeft de beoordeling uitbesteed aan Price Waterhouse Coopers (PwC).
PwC geeft de Stichting een advies aan de hand van het onderzoek dat zij uitvoeren. De Stichting geeft vervolgens al dan niet het Keurmerk af. Een Keurmerk is in de basis drie jaar geldig, mits het systeem tussentijds niet veranderd is. De Stichting heeft het recht om tussentijds extra controles bij leveranciers uit te voeren als hier aanleiding voor is. Price Waterhouse Coopers test het systeem op 46 punten. Verschillende aandachtspunten van deze tests zijn de wijze waaraan de leverancier voldoen aan de gedragscode voor ritregistratiesystemen, of de inhoud van de rapportage voldoet aan de eisen van de uitvoeringsregeling loonbelasting en inkomstenbelasting, of er van buitenaf data kan worden aangepast en op welke manier de database is beveiligd.
U blijft zelf verantwoordelijk voor het indrukken van de knop: privé of zakelijk. U moet ook aan kunnen tonen dat uw rit een privé of zakelijk karakter had. De vraag waar u bent geweest, hoe u er bent gekomen etc., oftewel, de output van uw rittenregistratie staat met een Keurmerksysteem niet meer ter discussie.
De output uit een RRS met Keurmerk voldoet aan de eisen die door de Belastingdienst gesteld worden aan een sluitende rittenadministratie. Met een sluitende rittenadministratie kan, indien van toepassing, het bewijs geleverd worden dat op jaarbasis niet meer dan 500 privékilometers met een auto van de zaak gereden zijn. Daarmee biedt een RitRegistratieSysteem met Keurmerk zekerheid voor de gebruiker (werknemer, werkgever of ondernemer) en voorkomt discussies met de Belastingdienst over de juistheid en volledigheid van de rittenadministratie. Alleen het zakelijke karakter van de ritten moet, desgevraagd, nog aangetoond worden. De privacy van privéritten wordt binnen het Keurmerk gerespecteerd.