Welke eisen stelt de Belastingdienst aan een rittenregistratie?
De Belastingdienst stelt verschillende soorten eisen aan een rittenregistratie. Om te kunnen begrijpen waarom de Belastingdienst eisen stelt aan een rittenregistratie is het belangrijk om te weten welke factoren belangrijk zijn voor de Belastingdienst.
De factoren:
- Het soort voertuig
- Het doel van het voertuig
- Het aantal bestuurders
- Het soort kenteken
Deze factoren zijn belangrijk voor de hoeveelheid eisen die gesteld worden aan een rittenregistratie. Wat houden die factoren nu precies in? De factoren bevatten informatie die samen zorgen voor een compleet beeld van een specifiek voertuig. Dit complete beeld kan er voor zorgen dat er wel of geen rittenregistratie bijgehouden moet worden. De factoren zullen hieronder worden uitgelegd. Deze uitleg zal inzicht geven in de reden waarom de factor belangrijk is voor de Belastingdienst.
Soort voertuig
Het soort voertuig geeft aan of het een personenwagen is of een van de vele andere mogelijkheden. Het doel van het voertuig en het soort kenteken zijn hier vaak aan verbonden. Hoe dit zit is te lezen in de omschrijvingen van “Doel van het voertuig” en “Soort kenteken”. Het belang om te weten om wat voor soort voertuig het gaat heeft te maken met bijtellingsregels. Wanneer het gaat om een zoutstrooier hoeft er geen bijtelling betaald te worden voor het gebruik van dit voertuig. Dit hangt samen met het doel van het voertuig. Een zoutstrooier is zo ingericht dat het zeer onwaarschijnlijk is dat deze wordt gebruikt voor privédoeleinden. Het doel van het voertuig is dan ook zakelijk. Wat voor soort voertuig het is bepaalt in bijna 90% van de gevallen ook het soort kenteken en het doel van het voertuig.
Doel van het voertuig
Het doel van het voertuig wordt bepaald door de werkgever en werknemer samen. Sommige soorten voertuigen zijn zo aangepast dat het onwaarschijnlijk is dat zij als doel hebben om gebruikt te worden voor privédoeleinden. Het doel van het voertuig kan dus privé of zakelijk zijn of een combinatie van beiden. Het doel is belangrijk voor de Belastingdienst omdat bij alleen privégebruik het nog niet verplicht of gebruikelijk is om een rittenregistratie bij te houden. Bij een combinatie tussen zakelijke en privédoeleinden kan het belangrijk zijn. Het belang van een rittenregistratie wordt bepaald door de afspraak die wordt gemaakt tussen werkgever en werknemer. Wanneer de werknemer ervoor kiest om altijd bijtelling te betalen is het voor de Belastingdienst niet relevant om een rittenregistratie op te vragen.
Aantal bestuurders
Als er meerdere bestuurders per voertuig zijn dan is het verplicht een kolom op te nemen waarin de identiteit van de chauffeur aangegeven wordt, de zogeheten chauffeursregistratie. Deze gegevens vormen samen een sluitende ritregistratie. Alleen een sluitende ritregistratie wordt goedgekeurd door de Belastingdienst als aantoonbaar bewijs voor het aantal gereden privékilometers. Om op fiscaal gebied de administratie op orde te hebben, moeten alle ritgegevens 7 jaar bewaard blijven. Voor administratieve verlichting raadt de Belastingdienst een rittenregistratie systeem aan dat alle bovenstaande gegevens automatisch voor u verzameld.
Soort kenteken
Door de Belastingdienst worden verschillende soorten kentekens uitgegeven. Deze kentekens hebben niets te maken met de kleur van de kentekenplaat maar met de toepassing voor het voertuig.
Belangrijk om te onthouden
De Belastingdienst stelt hoge eisen aan de correctheid van een rittenregistratie. Niet alleen is het belangrijk om te weten wat wel voldoende is, het is net zo belangrijk om te weten wanneer de aangeleverde informatie niet aan de eisen voldoet.
Wanneer niet?
- De gegevens die zijn doorgegeven zijn niet steekproefsgewijs gecontroleerd of daar is geen aannemelijk bewijs van te leveren.
- Het aantal gereden kilometers is geen werkelijke weergave maar een gespecificeerde schatting van het aantal zakelijke kilometers, privékilometers en het aantal kilometers voor het woon-werkverkeer.